Spitalul din Móstoles integrează managementul economico-financiar și logistic într-un singur sistem

Acesta garantează personalului medical acces direct la material. Este conceput pe programe de detectare automată a nevoilor și reaprovizionare și adaptat la cererea specifică a fiecărei zone, prin analiză și planificare prealabilă, întrucât tipul de material și ritmul de consum sunt foarte diferite în funcție de activitatea de asistență medicală. La toate, sistemul lor de notificare imediată cu carduri de radiofrecvență permite Serviciului de Logistica Spitalului să acționeze în cazul oricărei urgențe care ar putea apărea, atât pentru a reface material din depozitul central, cât și pentru a efectua o achiziție directă, dacă este cazul.

Tehnologia cu radiofrecvență: detectarea nevoilor și completarea automată adaptată la cererea specifică

Pe o bază de zi cu zi, procesul este foarte simplu. Profesionist trebuie să introducă un card cu tehnologie de radiofrecvență în cutia poștală situată în interiorul depozitului și astfel se generează direct nevoia de înlocuire a materialului consumat. Solicitarea este imediată și directă. Mai mult, pe același ecran al căsuței poștale se pot consulta informații suplimentare (în cadrul depozitelor, amplasarea unui anumit material – modul, raft, sertar -, controlul înlocuirilor activate, bilanțele de consum etc.) În fiecare zi spitalul primește să înlocuiască material o medie de 600 de etichete de frecvență radio.

Provocarea a fost completată prin integrarea managementului logistic cu sistemul informatic financiar economic al întregii Comunități Madrid (NEXUS), care include contractarea, achiziția, completarea și facturarea. Astfel, de la Serviciul de Logistica, si fara a fi necesara deplasarea la punctul de consum, sunt disponibile informatii despre stocurile de materiale si inlocuirea acestuia se realizeaza fara a fi nevoie sa efectueze vreo procedura de aplicare.

Automatizarea procesului reprezintă deja o mare economie de timp dedicată de personalul sanitar sarcinilor administrative de solicitare, monitorizare și control constant al consumului și stocării resurselor necesare în fiecare zonă a spitalului. Eliminarea procedurilor pe hârtie pentru cererea constantă de material, reducerea erorilor în aceste proceduri și disponibilitatea unui timp mai mare pentru sarcini pur sanitare, minimizarea întreruperilor de stoc și gestionarea mai eficientă a resurselor sunt doar câteva dintre avantajele noului sistem logistic, care s-a numit LOGICA (Complete Automated Comprehensive Logistics).

Trebuie avut în vedere faptul că, de exemplu, numai în laboratoarele de biochimie, anatomie patologică și microbiologie se folosesc frecvent peste 1.500 de articole.

Peste 8.400 de produse sunt gestionate cu acest sistem, adică 70% din totalul materialului. Restul trebuie achiziționat prin cumpărare directă.

Succesul proiectului pe termen lung

A fost un proces cu adevărat complex, ținând cont de ritmul și diversitatea activității de asistență medicală, care a început în urmă cu mai bine de 5 ani. Prima fază a presupus adaptarea modelului Kan-ban, cunoscut și sub denumirea de „sertar dublu”, care permite personalului sanitar să dispună în orice moment de materialul necesar desfășurării activității de îngrijire, în cantitate suficientă, evitând termenele de expirare și realizând management eficient.eficient in achizitia de provizii si depozitarea materialului. Sistemul Kan-ban a fost implementat în 59 de depozite spitalicești, cu o mare satisfacție în rândul personalului sanitar, obținând un scor de 4,25 din 5 în sondajele efectuate în cadrul certificării UNE-EN ISO 9001:2015 în 2022.

La toate aceste progrese se adaugă implementarea unui sistem de management al protezei oculare, printr-un cabinet computerizat, în care folosind etichete cu radiofrecvență se realizează trasabilitatea completă a materialului de la livrarea de către furnizor în depozitul general, până la implementarea acestuia la pacient. . Acest sistem a fost implementat mai întâi în Serviciul de Oftalmologie pentru managementul implanturilor de lentile intraoculare în operațiile de cataractă.

Acest management complet al trasabilității garantează înregistrarea fiecăreia dintre protezele utilizate în timpul intervenției, inclusiv informațiile despre implant în istoricul medical computerizat al pacientului, astfel încât, în cazul oricărui incident legat de material, precum o alertă de sănătate, este posibilă identificarea rapidă și imediată a pacientului afectat și acționarea cu viteza necesară.

Pe de alta parte, integrarea cu sistemul de management logistic Nexus al Comunitatii Madrid permite procesarea in aceeasi zi a comenzilor de inlocuire de la furnizorul protezelor folosite, cu siguranta maxima in ceea ce priveste referinta si cantitatea ce trebuie solicitata.

Potrivit șefei Logistică și Resurse Materiale de la Spitalul Universitar din Móstoles, Benita Mondelo, „cu noul sistem am reușit să optimizăm gestionarea proviziilor noastre, făcând o schimbare importantă în modul de lucru atât al personalului Serviciului de Logistică. și Unitățile de Servicii/Asistență. „A fost o mare provocare și a fost posibil datorită muncii și efortului tuturor.”

Sistemul LOGICA este actualizat și îmbunătățit în mod constant. Astfel, se preconizează extinderea modelului de management al protezei cu radiofrecvență și în alte zone chirurgicale ale spitalului în cursul acestui an.